Informace o zpracování osobních údajů

Chráníme vaše údaje

Obec Valeč, se sídlem Náměstí 119, 364 55 Valeč, IČO: 00255114 (dále jen „obec“ nebo „správce“), tímto poskytuje informace o zpracování osobních údajů a o právech subjektů údajů v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a souvisejícími právními předpisy.

Osobní údaje jsou správcem zpracovávány výhradně v rozsahu nezbytném pro plnění zákonných povinností, výkon veřejné správy, plnění smluvních závazků nebo naplnění dalších oprávněných účelů, pro které byly shromážděny. Při zpracování osobních údajů správce dbá na ochranu práv a oprávněných zájmů subjektů údajů a přijímá odpovídající technická a organizační opatření k zajištění bezpečnosti zpracovávaných údajů.

Níže jsou uvedeny základní zásady, kterými se obec při zpracování osobních údajů řídí.

Zásady ochrany osobních údajů

1. Zákonnost, korektnost a transparentnost

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze na základě některého z právních titulů stanovených GDPR a dalšími právními předpisy. Správce zajišťuje, aby zpracování probíhalo transparentním způsobem a aby subjekty údajů byly řádně informovány o způsobu a účelu zpracování jejich osobních údajů.

2. Integrita, důvěrnost a bezpečnost údajů

Obec přijímá a průběžně vyhodnocuje technická, organizační a bezpečnostní opatření směřující k zajištění důvěrnosti, integrity, dostupnosti a odolnosti systémů a služeb, v nichž dochází ke zpracování osobních údajů. Přijatá opatření odpovídají rizikům spojeným se zpracováním osobních údajů.

3. Přístup k osobním údajům a jejich předávání

K osobním údajům mají přístup pouze oprávněné osoby, které je potřebují ke splnění svých pracovních nebo zákonných povinností. Osobní údaje jsou třetím osobám předávány pouze v případech stanovených právními předpisy nebo na základě jiného právního důvodu ve smyslu GDPR.

4. Minimalizace údajů a omezení doby uložení

Obec zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a nezbytné vzhledem ke stanovenému účelu zpracování. Osobní údaje jsou uchovávány pouze po dobu nezbytnou k naplnění tohoto účelu nebo po dobu stanovenou právními předpisy, spisovými a skartačními předpisy.

5. Průběžné zlepšování ochrany osobních údajů

Obec pravidelně vyhodnocuje účinnost zavedených opatření a zohledňuje změny právních předpisů, metodických doporučení dozorových orgánů, technologický vývoj i nově identifikované bezpečnostní hrozby. Odpovídající opatření jsou průběžně začleňována do vnitřních procesů a postupů správce.

6. Řešení bezpečnostních incidentů a porušení zabezpečení osobních údajů

Obec má zavedeny postupy pro identifikaci, evidenci, posouzení a řešení bezpečnostních incidentů souvisejících se zpracováním osobních údajů. Každé podezření na porušení zabezpečení osobních údajů je bezodkladně prověřeno a vyhodnoceno z hlediska možných dopadů na práva a svobody fyzických osob. V případě, že dojde k porušení zabezpečení osobních údajů ve smyslu GDPR a jsou splněny zákonné podmínky, obec splní oznamovací povinnosti vůči dozorovému orgánu a případně rovněž vůči dotčeným subjektům údajů. Současně přijímá odpovídající nápravná a preventivní opatření, jejichž cílem je minimalizace následků incidentu a předcházení obdobným situacím v budoucnu.

Přehled zpracovávaných typů údajů a jejich zdroje

Obec zpracovává osobní údaje fyzických osob v rozsahu nezbytném pro výkon samostatné i přenesené působnosti, plnění právních povinností uložených právními předpisy, výkon veřejné správy, ochranu oprávněných zájmů obce a poskytování služeb občanům. Rozsah zpracovávaných osobních údajů vždy odpovídá konkrétnímu účelu zpracování a principu minimalizace údajů podle čl. 5 GDPR. Mezi zpracovávané osobní údaje patří zejména identifikační údaje umožňující jednoznačné určení subjektu údajů (např. jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu nebo jiný identifikátor stanovený právními předpisy), kontaktní údaje sloužící ke komunikaci se subjektem údajů (např. doručovací adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa) a další údaje nezbytné pro vedení jednotlivých agend, správních řízení, evidencí, smluvních vztahů nebo jiných činností vykonávaných obcí. Osobní údaje jsou získávány především přímo od subjektů údajů při osobním jednání, prostřednictvím podání v listinné či elektronické podobě, datových schránek, formulářů nebo jiných komunikačních prostředků. V případech stanovených právními předpisy mohou být osobní údaje získávány rovněž z informačních systémů veřejné správy, základních registrů, od jiných orgánů veřejné moci, veřejnoprávních institucí či dalších oprávněných subjektů. Obec dbá na to, aby zpracovávala pouze osobní údaje, které jsou přesné, aktuální a relevantní vzhledem k účelu jejich zpracování. Veškeré zpracování osobních údajů probíhá na základě odpovídajícího právního titulu dle GDPR a souvisejících právních předpisů, přičemž obec přijímá odpovídající technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím, změnou nebo jiným neoprávněným zpracováním. ``

Účely zpracování

Hlavním účelem zpracování osobních údajů je zajištění řádného výkonu samostatné i přenesené působnosti obce, plnění povinností stanovených právními předpisy, výkon veřejné správy a poskytování služeb občanům. Osobní údaje jsou dále zpracovávány za účelem komunikace s občany, vyřizování podání a žádostí, vedení zákonem stanovených evidencí, organizace kulturních, společenských a volnočasových aktivit, jakož i za účelem informování veřejnosti o činnosti obce a důležitých událostech, které se týkají života v obci. V souvislosti s plněním úkolů obce a naplňováním principu transparentnosti veřejné správy může obec zveřejňovat informace o své činnosti prostřednictvím úřední desky, webových stránek, obecního zpravodaje, sociálních sítí nebo dalších komunikačních prostředků. Při těchto činnostech jsou osobní údaje zpracovávány výhradně v rozsahu odpovídajícím stanovenému účelu a příslušnému právnímu základu podle GDPR. Obec dále informuje, že při kulturních, společenských, sportovních, vzdělávacích a dalších veřejných akcích pořádaných nebo spolupořádaných obcí mohou být pořizovány fotografické, obrazové nebo audiovizuální záznamy za účelem dokumentace průběhu akce, informování veřejnosti o činnosti obce a archivace významných událostí z života obce. Tyto záznamy mohou být následně zveřejněny zejména v obecním zpravodaji, na webových stránkách obce, na úřední desce, sociálních sítích nebo v dalších informačních materiálech obce, vždy v souladu s platnými právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů a ochranu osobnosti. Současně upozorňujeme, že některá jednání orgánů obce, zejména veřejná zasedání zastupitelstva obce a další veřejně přístupná jednání, mohou být dokumentována formou fotografických, zvukových nebo audiovizuálních záznamů za účelem informování veřejnosti, zajištění transparentnosti veřejné správy, plnění zákonných povinností obce a ochrany oprávněných zájmů správce. O pořizování takových záznamů bývají účastníci předem vhodným způsobem informováni.

Účely a právní základ zpracování

Právním základem zpracování osobních údajů občanů je plnění právních povinností města, plnění uzavřených smluv, oprávněný zájem obce, souhlas subjektu údajů, veřejný zájem či životně důležité zájmy subjektu údajů.

Přehled účelů a právních základů pro zpracování  :

1*a) subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů;  

b) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů; 

c) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje;  

d) zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby;  

e) zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce;  

f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. 

Doba, po níž jsou osobní údaje zpracovávány

Doba zpracování osobních údajů se řídí zákonnými požadavky, smluvními ujednáními nebo dobou, na kterou byl subjektem údajů udělen souhlas se zpracováním osobních údajů.

Jak probíhá zpracování osobních údajů

Obec zpracovává osobní údaje prostřednictvím svých informačních systémů, evidencí a dalších prostředků určených k výkonu veřejné správy a plnění zákonných povinností. Veškeré zpracování osobních údajů probíhá za podmínek zajišťujících jejich důvěrnost, integritu, dostupnost a odolnost systémů a služeb, v nichž jsou osobní údaje zpracovávány. Za účelem ochrany osobních údajů obec průběžně uplatňuje a vyhodnocuje odpovídající technická a organizační opatření s ohledem na povahu, rozsah, kontext a účely zpracování, jakož i na možná rizika pro práva a svobody fyzických osob. Přijatá opatření zahrnují zejména řízení přístupových oprávnění, ochranu informačních systémů před neoprávněným přístupem, zabezpečení komunikačních a datových toků, ochranu před ztrátou, poškozením či zneužitím údajů, pravidelné zálohování dat, kontrolu přístupů a další bezpečnostní mechanismy odpovídající aktuálním technickým a organizačním standardům. Přístup k osobním údajům mají pouze oprávněné osoby, které tyto údaje potřebují ke splnění svých pracovních, služebních nebo zákonných povinností. Rozsah přístupu je vždy omezen na údaje nezbytné pro výkon konkrétní činnosti a je pravidelně přezkoumáván. Obec současně dbá na to, aby všechny osoby podílející se na zpracování osobních údajů byly řádně poučeny o svých povinnostech v oblasti ochrany osobních údajů a informační bezpečnosti. Zaměstnanci obce, členové orgánů obce, externí spolupracovníci i další osoby, které při výkonu svých činností přicházejí do styku s osobními údaji, jsou vázáni povinností mlčenlivosti o skutečnostech, se kterými se při své činnosti seznámili. Tato povinnost trvá i po skončení pracovního, služebního, smluvního nebo jiného obdobného vztahu k obci, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak.

Předávání osobních údajů jiným osobám

Obec může při zajišťování svých činností využívat služeb externích dodavatelů, kteří pro ni zpracovávají osobní údaje jako zpracovatelé ve smyslu čl. 4 odst. 8 GDPR. Tito zpracovatelé mohou zajišťovat zejména provoz informačních systémů, správu elektronických služeb, technickou podporu, hosting, archivaci dat, účetní, personální nebo jiné odborné služby související s výkonem působnosti obce. Ve všech případech, kdy obec pověří zpracováním osobních údajů jiný subjekt, děje se tak výhradně na základě písemné smlouvy o zpracování osobních údajů uzavřené v souladu s čl. 28 GDPR. Obec pečlivě vybírá pouze takové zpracovatele, kteří poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření k zabezpečení osobních údajů a k ochraně práv subjektů údajů. Zpracovatelé jsou oprávněni zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu a za účelem stanoveným obcí jako správcem a jsou smluvně zavázáni k dodržování povinností v oblasti ochrany osobních údajů, včetně povinnosti zachovávat důvěrnost zpracovávaných informací a přijímat odpovídající bezpečnostní opatření. Aktuální přehled kategorií zpracovatelů, případně seznam jednotlivých smluvních zpracovatelů využívaných obcí, je dostupný na webových stránkách obce nebo může být subjektům údajů poskytnut na základě jejich žádosti.

Seznam zpracovatelů:

Galileo Corporation s.r.o.                                          IČ: 25448714

IBG – NET s.r.o.                                                       IČ: 28728548

Kancelářské systémy a.s.                                           IČ: 18225306

Státní oblastní archiv Plzeň                                       IČ: 70979090

Triada spol. s.r.o.                                                       IČ: 43871020

Innovation One s.r.o.                                                 IČ: 04734807

Komerční banka a.s.                                                  IČ: 45317054

Státní oblastní archiv Karlovy Vary                          IČ: 70979090

Marius Pedersen, a.s.                                                IČ: 42194920

Karlovarský kraj                                                        IČ: 70891168

Dále mohou být osobní údaje předány subjektům veřejné moci a státním orgánům, pokud je to uloženo nebo umožněno právním předpisem.

Zpracování osobních údajů na základě souhlasu

V případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu subjektu údajů ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, je poskytnutí souhlasu zcela dobrovolné a závisí výhradně na svobodném rozhodnutí subjektu údajů. Udělení či neudělení souhlasu nesmí mít pro subjekt údajů nepřiměřené negativní důsledky, pokud právní předpis nebo povaha konkrétní služby nestanoví jinak. Subjekt údajů má právo rozhodnout o rozsahu udělovaného souhlasu, případně souhlas neposkytnout vůbec. Obec jako správce osobních údajů respektuje rozsah uděleného souhlasu a zpracovává osobní údaje výhradně k účelům, pro které byl souhlas udělen, a pouze po dobu nezbytnou pro naplnění těchto účelů nebo do okamžiku jeho odvolání. Subjekt údajů je oprávněn svůj souhlas kdykoliv odvolat, a to stejným nebo obdobně jednoduchým způsobem, jakým byl souhlas udělen. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů prováděného před okamžikem jeho odvolání. Po doručení odvolání souhlasu, případně v případě neposkytnutí souhlasu, obec bez zbytečného odkladu ukončí zpracování osobních údajů prováděné na základě tohoto souhlasu, není-li jejich další zpracování odůvodněno jiným právním titulem podle GDPR nebo zvláštním právním předpisem. V takovém případě budou osobní údaje vymazány, anonymizovány nebo dále zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro splnění právních povinností správce..

Práva subjektů údajů

Právo na přístup 

umožňuje subjektu údajů zjistit, zda a případně jaké údaje o jeho osobě obec zpracovává, účel, právní základ, způsob a dobu zpracování a o příjemcích, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny. Stejně tak má každý subjekt údajů právo na informaci o všech osobních údajích, které o něm obec zpracovává. Tím by však neměla být dotčena práva ostatních (zejména právo na ochranu jejich osobních údajů, ale rovněž se může jednat o ochranu duševního vlastnictví či obchodního tajemství), případně ohrožena národní bezpečnost. Subjekty údajů také mají být informováni o tom, zda jsou jejich osobní údaje využívány k automatickému rozhodování nebo profilování.

Právo na opravu 

umožňuje subjektu údajů dožadovat se nápravy v případě, kdy zjistí, že evidované údaje jsou nesprávné, nepřesné nebo neúplné. Obec musí v případě oznámení zajistit provedení opravy bez zbytečného odkladu.

Právo na výmaz 

(neboli právo být zapomenut) umožňuje subjektu údajů požadovat odstranění svých údajů z evidence obce, pokud nastane některý z těchto případů:

• osobní údaje jsou evidovány a zpracovávány protiprávně, např. uplynula stanovená doba zpracování; 
• zpracování bylo založeno na souhlasu, který byl odvolán, a zároveň neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování;
• rodič nesouhlasí se zpracováním osobních dat svého dítěte (pokud se jedná o zpracování údajů na základě souhlasu pro služby informační společnosti);
• osobní údaje již nejsou pro účel, pro který byly uchovávány a zpracovávány, potřeba;
• subjekt údajů vznese námitku proti zpracování založenou na oprávněných zájmech obce a tyto oprávněné zájmy nepřeváží zájem na ochraně osobních údajů občana.

V případě uplatnění práva na výmaz je subjekt údajů oprávněn požadovat výmaz všech výskytů a odkazů na jeho osobní údaje ve všech kopiích.

Právo na omezení zpracování 

ukládá obci omezit zpracovávání osobních údajů občana z následujících důvodů:

• pokud subjekt údajů namítá, že zpracovávané údaje jsou nepřesné, je možné požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření přesnosti osobních údajů;
• jestliže pro zpracování osobních údajů neexistuje právní základ, může subjekt údajů místo výmazu požadovat omezení zpracování (dočasné uchování bez dalšího zpracování);
• jestliže osobní údaje již nejsou potřeba pro vytyčený účel obce, ale mohou být i nadále potřebné pro dítě, občana a zákonného zástupce dítěte, např. pro obhajobu případných právních nároků;
• jestliže subjekt údajů již vznesl námitku proti zpracování údajů, je oprávněn zároveň požadovat omezení zpracování na dobu nutnou k ověření, zda oprávněné zájmy správce převáží nad zájmy subjektu údajů.

Právo vznést námitky 

umožňuje subjektu údajů ohradit se proti zpracování jeho osobních údajů založenému na oprávněném nebo veřejném zájmu obce. V případě námitek subjektu údajů má obec povinnost ověřit a řádně zdůvodnit, zda oprávněné či veřejné zájmy převažují nad zájmy subjektu údajů na ochraně jeho osobních údajů.

Právo na přenositelnost 

umožňuje subjektu údajů získat své osobní údaje ve strukturované strojově čitelné podobě. Rovněž může požadovat, aby tyto údaje byly předány přímo jinému správci, pokud je to (technicky) možné a proveditelné. Právo se však uplatní pouze v případech, kdy je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu či smlouvě.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů), pokud se domníváte, že při zpracování vašich osobních údajů došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů.

Úřad pro ochranu osobních údajů:

Pplk. Sochora 27

170 00 Praha 7

telefon: +420 234 665 111

Způsob uplatňování práv subjektů údajů

elektronickým podáním:

• prostřednictvím elektronické podatelny se zaručeným elektronickým podpisem
• podatelna@valec.cz
• prostřednictvím datové schránky 3vbauvg
• osobně v kanceláři obecního úřadu obce (písemná žádost, občanský průkaz)

-        Obecní úřad Valeč

         Náměstí 119

            364 55 Valeč

úřední hodiny

Po:  07:30 – 11:30,  12:00 – 16:30                        

Út:  

St:  07:30 – 11:30,  12:00 – 16:30

Čt:                    

Pá:

Postup k uplatnění práv subjektů údajů

1. Přijetí žádosti
2. Identifikace žadatele
3. Vyhodnocení žádosti
4. Rozhodnutí o žádosti
5. Výkon rozhodnutí
6. Informování žadatele

Lhůta na zpracování žádosti činí 30 dní ode dne přijetí žádosti. Lhůtu lze ve výjimečných případech prodloužit až o 60 dní, zejména z důvodu komplexnosti a obtížnosti případu, o čemž musí být subjekt údajů ze strany správce údajů informován, včetně důvodu prodloužení.

Identifikační a kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů

• Innovation One s.r.o.

• IČO: 004734807

• Se sídlem: Březenecká 4808, 430 04 Chomutov

Martin Došek

e-mail: martin.dosek@innone.cz

telefon: +420 774 618 251

Slovníček pojmů 

Oprávněný zájem – právní titul pro zpracování osobních údajů podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, který umožňuje zpracování osobních údajů, je-li nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce nebo třetí strany, za předpokladu, že nad těmito zájmy nepřevažují práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů. 

Osobní údaj – jakákoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou fyzickou osobou je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této osoby. 

Příjemce – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny nebo předány, bez ohledu na to, zda se jedná o třetí stranu. 

Správce – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. V podmínkách tohoto dokumentu je správcem obec Valeč. 

Subjekt údajů – identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány. 

Účel zpracování – jednoznačně vymezený a oprávněný důvod, pro který jsou osobní údaje shromažďovány a dále zpracovávány. Osobní údaje mohou být zpracovávány pouze způsobem slučitelným s tímto účelem. 

Zpracování osobních údajů – jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji, prováděná s pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů. Jedná se zejména o shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, strukturování, ukládání, přizpůsobení, pozměňování, vyhledávání, nahlížení, používání, zpřístupnění, předávání, šíření, omezení, výmaz nebo likvidaci osobních údajů. 

Zpracovatel – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce na základě jeho pokynů a uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. 

Zvláštní kategorie osobních údajů – citlivé osobní údaje vypovídající například o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém vyznání, členství v odborech, genetických a biometrických údajích, zdravotním stavu nebo o sexuálním životě či sexuální orientaci fyzické osoby. Tyto údaje podléhají zvýšené ochraně. 

Porušení zabezpečení osobních údajů – porušení bezpečnosti vedoucí k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zpřístupnění nebo neoprávněnému přístupu k osobním údajům přenášeným, uloženým nebo jinak zpracovávaným. 

Souhlas subjektu údajů – svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle subjektu údajů, kterým dává souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.